Операционные нормативы стоимости
как элемент внутрибанковской системы управления.

II. Модели операционных нормативов численности

И.Б. Омельченко,

кандидат экономических наук,

 

М.В. Вигдорович,
доктор физико-математических наук.

Актуальность проблемы оптимизации (или определения) численности административных и операционных работников стала возрастать в связи с появляющимися тенденциями роста соответствующих затрат при управлении банком. Однако, как было отмечено в предыдущем сообщении, необоснованное сокращение административных и операционных работников обычно не приносит необходимых социально-экономических результатов для организации.

В настоящее время в России одной из наиболее актуальных задач в области управления персоналом стоит задача нормирования. Наиболее острая потребность существует в нормах численности по управленческой деятельности.

Однако, использование в чистом виде тех подходов, которые применялись в советское время для нормирования управленческих функций,  например, методики расчета нормативов численности управленческого персонала по функциональным подсистемам, не дает обоснованных норм численности.

С чем это связано?

Методика расчета укрупненных нормативов численности управленческого персонала по функциональным подсистемам включает в себя следующие основные шаги:

Ø  определение избыточного числа факторов, влияющих на трудоемкости выполнения работ по функциональной подсистеме;

Ø  определение 2-3 ведущих факторов на основе методов экспертного ранжирования;

Ø  определение корреляции между численностью и значениями факторов;

Ø  построение регрессии, позволяющей рассчитывать численность по функциональной подсистеме.

 

В советское время управленческая деятельность была жестко регламентирована и стандартизована, что позволяло строить нормы на основе статистики, определения факторов влияющих на трудоемкость и построения уравнений регреcсии.

В настоящее время имеется целый ряд существенных факторов, напрямую влияющих на  численность, но не связанных с характеристиками предприятия и объектами управления.

К таким факторам влияния на численность традиционно относят:

1.             Значительные различия по составу функций внутри функциональной подсистемы. Наша практика показывает, что внутри одной компании функции значительно отличаются по уровням управления: например, функции ОТиЗ, бухгалтерии, развития персонала и т.д. в УК холдинга, УК субхолдинга, филиалов, отделений имеют различный состав функций. С другой стороны, в компаниях с не унифицированной деятельностью в управление персоналом может входить или не входить: PR, охрана труда, социальное обеспечение, хозяйственный отдел, организация труда и заработная плата.

2.             Степень информационного обеспечения деятельности по функции управления. С этой точки зрения, норма, выработанная на функции, где установлено специализированное программное обеспечение, не может быть корректно применена для структур, где тоже самое делают с помощью программ общего назначения.

3.             Значительное влияние оказывает специфика организации деятельности в компании и структурном подразделении.

Влияние данных факторов настолько оказывается существенным, что предложить какую-то универсальную методику, учитывающую даже наиболее важные из них, не представляется возможным.

В реальной практике существуют ситуации, когда, например, УК одного из крупных холдингов установила для Филиала нормы численности для управленческого персонала по одной из функциональностей: норма – 5 человек, фактически в подразделении – 8 человек, и была сформирована программа развития, предполагающая увеличение численности до 14 человек.

 «Жесткая» модель операционных нормативов численности

В данной модели на основании замеров трудоёмкости операций или устанавливаемых экспертно нормативов труда определяется численность операционных работников. На основе данной численности планируются и осуществляются расходы на содержание операционных подразделений, а также осуществляется управление себестоимостью учетных операций, используемой впоследствии для восстановления картины формирования стоимости в банке или для других целей – например, внутреннего ценообразования.

«Жесткая» модель весьма прозрачна и прямолинейна, её использование представляет собой один из простейших способов управления операционной стоимостью и не нуждается в детальных характеристиках. Способ применения данной модели может быть адекватно охарактеризован приводимым ниже примером расчета численности Отдела международных расчетов и валютного контроля филиала одного банка[1].

 

В данном филиале в среднем за месяц:

§    оформляется 42 паспорта сделки, закрывается 20 паспортов сделки, находятся в работе 40 паспортов сделки;

§    обрабатывается 210 ГТД и учетных карточек;

§    оформлено 84 заявления на перевод иностранной валюты;

§    оформлено и ведется досье на покупку иностранной валюты 10-ти комплектов документов;

§    оформлено 2 аккредитива;

§    обработано 80 поручений на продажу иностранной валюты.

На основании таких исходных данных расчет численности производится по следующей формуле:

где:

Ч – нормативная численность работников, чел.;

Nпс =102 – количество паспортов сделок по экспорту и импорту, 40 – норма времени на обработку одного паспорта сделки, мин.;

Nгтд = 120 – количество ГТД и учетных карточек, обрабатываемых отделом в среднем за месяц, 20 - норма времени на обработку одного документа, мин;

Nзаяв = 84 – количество заявлений на перевод иностранной валюты, обрабатываемых отделом в среднем за месяц, 20 – норма времени на обработку одного заявления на перевод, мин;

NИнВал = 10 – количество оформленных и ведущихся досье на покупку иностранной валюты, 53 – совокупная норма времени на проверку наличия полного комплекта документов, регистрацию досье в журнале, заведение карточки учета в электронной базе данных, прием поручений, оформление, проверку соответствия валютному законодательству, передачу в Операционный отдел, распечатку и подшивку выписок по спецтранзитным счетам, заполнение описи подшитых документов в досье, распечатку карточек учета при закрытии, проверка правильности оформления досье, мин.;

Nакр = 2 – количество аккредитивов, обрабатываемых отделом в среднем за месяц, 95 – норма времени на работу с одним аккредитивом, мин.;

Nпор = 80 – количество поручений на продажу иностранной валюты, обрабатываемых отделом в среднем за месяц, 15 – норма времени на обработку одного поручения, мин.;

2,27 – вспомогательный коэффициент, определяющий общую трудоемкость работ с учетом ненормируемых работ и работ, носящих разовый характер, рассчитан как

,

где величина[2] коэффициента К1 определяется по соответствующей методике на основе данных фотографий рабочего дня[3];

1,1 – коэффициент, учитывающий время на отдых и личные надобности одного работника (10% от среднемесячного количества часов);

168 – месячный полезный фонд рабочего времени 1 человека, ч;

Кн – коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников во время отпуска, болезни и т.д., рассчитывается как

,

процент планируемых невыходов определяется по данным бухгалтерского учета и в рассматриваемом проекте составил 20%.

 

Подстановка вышеприведенных значений в расчетную формулу дает :

Ч = 3,53.

Значение 3,53 округляется в сторону увеличения, в результате чего получаем, что численность работников Отдела международных расчетов и валютного контроля составляет 4 единицы.

 «Мягкая» модель операционных нормативов численности

При существующем ритме функционирования многих ведущих предприятий, организаций, учреждений финансово-кредитного профиля предлагается использовать качественно новый подход расчета нормативов численности управленческого персонала по функциональным подсистемам, модифицируемый под специфические особенности работы в рыночной ситуации. В основе подхода лежит «мягкая» модель операционных нормативов, в рамках которой на основе зафиксированного на текущий момент количества учетных операций и исходя из затрат на содержание операционных подразделений, определяется себестоимость таких операций, которая может быть соотнесена со здравым смыслом либо с уровнем доходов, получаемых от клиентов в результате сделок.

 

В силу того, что наибольшее искажение численности происходит из-за того, что под одинаковыми названиями структурных подразделений, функциональных блоков кроется, как правило, различное содержание деятельности, предлагается нормировать типовые группы функций – объекты нормирования.

Объектом нормирования в данном случае считается типовой перечень управленческих функций, объединенный единым результатом, группой результатов.

При этом одно структурное подразделение будет включать в себя несколько объектов нормирования.

На примере службы «Управление кассового обслуживания», нормы численности должны отдельно рассчитываться для приема/выдачи наличности, инкассации, пересчета денежной наличности и т.д.

Подход включает в себя несколько шагов:

На первом шаге методом функционального анализа выделяются по направлению деятельности типовые функционалы объектов нормирования, рассчитываются фактические трудозатраты и численность по различным структурным подразделениям банка.

На втором шаге выделяются факторы, влияющие на трудоемкость, методом экспертной оценки и установлением зависимости факторов от трудозатрат на определенные виды работ. Затем  строится пофакторное линейное уравнение по каждому из объектов нормирования.

На третьем шаге нормативы применяются к структурному подразделению: 

1.                   определяются трудозатраты и фактическая численность по объектам нормирования, значения факторов, влияющих на трудоемкость по объектам управления;

2.                   определяются трудозатраты для функций, которые не вошли в объекты нормирования, и рассчитываются дополнительные коэффициенты Кдоп, на которые нужно увеличить нормативную численность подразделения:

,

где Vнен., отн.ед. – удельный вес ненормируемых работ, разовых работ, время на отдых и личные надобности в годовом фонде рабочего времени.

 

3.                   определяется поправочный коэффициент Kпопр, определяющий зависимость численности от степени повторяемости типизированных процессов

Vвсп. , отн. ед. – удельный вес вспомогательных работ (не основное время).

 

4.                   расчет численности работников n структурных подразделений департамента (управления) производится по формуле:

,

где:

§     индекс i нумерует структурные подразделения,

§     - нормативная численность (чел.) работников i-го структурного подразделения, представляющая собой, рассчитываемая как

,

где   - объемный показатель, отражающие работы, наиболее свойственные для  конкретной функции,  - норматив на 1 специалиста (нагрузка) по выполнению работ, наиболее свойственных для конкретной функции, пересчитанный на 100%-ную нагрузку (в тех же единицах, что и );

§       – норматив управляемости (чел.) для департамента, руководители которого освобождены от основной профильной деятельности департамента и осуществляют функциональное руководство (начальники департамента, управлений, отделов и их заместители)[4].

Норматив управляемости связан с численностью  освобожденных заместителей начальника такого департамента уравнением

.

Численность освобожденных заместителей начальника департамента, которая определяется по таблице:

Таблица 1

Численность служащих управления (отдела), чел.

Численность заместителей, чел.

до 15

Возможна 1 единица в зависимости от объема внешних связей

16 – 26

1

27 – 42

2

43 – 55

3

свыше 55

4

 

Совершенно аналогичный масштабирующий подход используется для определения норматива управляемости структурных единиц, входящих в состав департамента.

Методы расчета нормативной численности по группам работников структурных подразделений обладают некоторыми особенностями. Во-первых, каждое подразделение характеризуется конкретной работой, осуществляемой группой исполнителей, что нашло отражение в выборе объемных показателей, применяемых при расчете нормативов численности и нагрузке на 1-го специалиста. Во-вторых, учитывая разнообразие работ, выполняемых специалистами, и сложность использования для их учета объемных показателей, предусмотрены дополнительный  и поправочный  коэффициенты. На основе предложенного методического подхода используется унифицированная формула для расчета нормативной численности работников по основным структурным подразделениям банка , которая имеет следующий вид:

где Нунорматив управляемости, определяемый по таблице 1, чел.

Нормативная численность работников в целом по банку определяют путем суммирования полученных нормативов по подразделениям и норматива управляемости для руководителей, осуществляющих общее руководство, при этом производят округление до целого числа.

 

Данный подход позволяет не только выстраивать нормы операционной численности для подразделений, но и становится основой для стандартизации деятельности в целом.

Имеются реальные примеры таких проектов с проведением глубокого анализа по функциям, расчета трудозатрат, выработки норм на его основе и результирующей оптимизации численности.



[1] Взято из реальной практики.

[2] В данном реальном примере коэффициент K1 имел значение 0.56.

[3] К ненормируемым работам относятся следующие виды затрат рабочего времени: 1) проверка кодов КNF при проведении рублевых платежей; 2) консультации по телефону и встречи с клиентами; 3) печать распоряжений на возврат депозитов; 4) обмен информации с ГТК; 5) валютный контроль по экспорту и импорту услуг, а также по договорам комиссии и по грантам; 6) подготовка отчетов по формам обязательной отчетности.

[4] Энциклопедический словарь «Управление персоналом», под ред. А.Я. Кибанова, М., ИНФРА-М, 1998г., стр. 202.